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E-Rechnung ab 2025
Was ist Business Process as a Service kurz BPaaS ?
Was ist Business Process as a Service kurz BPaaS ?
BPaaS ist ein IT Bereitstellungs Modell bei dem Eure Geschäftsprozesse extern bereitgestellt und gesteuert werden. Das "as a Service" steht für die Bereitstellung aus der Cloud.
Im Grunde ist BPaaS ein individualisierter Software Service. BPaaS ist die Summe aus Infrastruktur, Plattform und Software as a Service, individuell konfigurierbar. Mit dieser Kombination entfällt die Anschaffung von Hardware, Datenbanken und Software und die Ressourcenbindung von internen Experten zur Aufrechterhaltung des Betriebes.
Stets beachten: BPaaS wird als Multi-Tenancy-Architektur oder mandantenfähiges System zur Verfügung gestellt - mit einer Software-Instanz für verschiedene Nutzer.
Nur so wird eine Lösung mit allen Vorteilen von Software as a Service möglich:
Schnell einsetzbar. Einer der größten Unterschiede zu einer traditionellen Software ist, dass bei einem BPaaS-Produkt keine aufwändige Installation notwendig ist. ..
Jederzeit und von überall zugänglich. ...
Weniger Kosten. ...
Ständige Updates. ...
Vor dem Kauf testen.
Vorteile = Kosteneinsparungen, hohe Flexibilität des Systems und eine einfache Implementierung sowie Handhabung.
Was sollte der BPaaS Partner für 2023 mitbringen ?
Was sollte der BPaaS Partner für 2023 mitbringen ?
Euer Partner sollte die Optimierung von Abläufen aus vielen Branchen kennen. Aus der Zusammenarbeit mit diversen Kunden entsteht ein wertvoller Quell an Wettbewerbsvorteilen den Ihr nutzen könnt.
Mit den marktüblichen "Insel-" Lösungen stoßt Ihr an Grenzen. Barrieren sind funktionaler Natur, aber auch ergeben sich ggf. Kostensprünge die geplante Einsparungen verhindern. Ihr braucht eine BPaaS Plattform deren Kosten klar definiert sind und möglichst abteilungs- bzw. teamübergreifend funktioniert.
Die Einrichtung des BPaaS ist von Euch mit Unterstützung Eures Partners möglich. Kleine Änderungen von Parametern können bis an den Anwender delegiert werden. Sind Abläufe nicht klar definierbar erlaubt sich die Nutzung von Groupware- neben Workflowfunktionen.
Einfache Lösungen übersehen, dass die besondere Leistung menschlicher Arbeit den Umgang mit Ausnahmen einschließt. Wenn Geschäftsabläufe in einen starren Rahmen eines simplen Workflow-Managements festgehalten werden, wird dies zu Problemen führen. Daher braucht es ggf. flexible Leitplanken wie es Groupware vorsieht.
Vorteile = Neue Ideen, unvoreingenommener Blick auf das Wesentliche ohne eine gewisse Betriebsblindheit.
Der Unterschied zwischen Groupware & Workflow
Der Unterschied zwischen Groupware & Workflow
Eine Definition für den Begriff „Groupware“ stammt von Ellis, Gibbs und Rein. So ist Groupware ein „computer-basiertes System, das eine Gruppe von Personen in ihrem Aufgabengebiet oder Ziel unterstützt und eine Schnittstelle für eine geteilte Arbeitsumgebung bietet“ (Ellis et al. 1991, übersetzt). Groupware schafft es mehrere Benutzer zusammen arbeiten zu lassen. Dies fördert das Bewusstsein dafür, ein Teil eines Teams zu sein.
(Quelle: Wikipedia)Während Groupware projektorientierte, fallweise und wenig strukturierte Teamarbeit fördert ist ein Workflow gesteuerter Ablauf nicht mehr Ad-hoc sondern prozessorientiert. Der Bearbeitungsablauf ist gut strukturiert wie an einem Fließband. Im Workflow spielt das System die aktive Rolle und steuert die Abläufe.
Manche sagen "Workflow ist Groupware in Ketten".
Vorteile = Ad-Hoc und prozessorientierte Arbeitsweise kombinieren führt zu mehr Akzeptanz.
Braucht Ihr BPaaS
Braucht Ihr BPaaS
Zunächst empfiehlt sich heute das Arbeiten in einer Umgebung aus der Cloud. Kosten und Nutzen sowie Sicherheit sind hier schlicht gut. Mit BPaaS wird der Administrationsaufwand reduziert bzw. ganz 'ausgesourced'.
Die Beispiele für den Einstieg in BPaaS sind die gleichen wie jene für ein Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekt.
Überall wo die Datenflut, unterschiedliche Kommunikationskanäle und Medienbrüche Zeit, Kosten und Qualität fressen sollten wir uns um Effizienz kümmern.
Erst mit BPaaS steigern wir die Innovationsfähigkeit. Wenn wir im Unternehmen irgendwo Excel für die Abwicklung von Vorgängen verwenden, dann ist das der Auftrag dieses Excel durch einer Vorgangssteuerung zu ersetzen. Wenn externe Anfragen für Vertrieb und Service im E-Mail-Postfach landen können wir diese besser an einen entsprechenden Prozess zur halbautomatischen gemeinsamen Abarbeitung weiterleiten. Wo Rechnungen manuell erfasst und ausgedruckt werden können Dateneingabe aus z.B. Servicetickets und Verträgen vorbelegt und die Rechnungslegung inkl. Zustellung wird automatisiert.
Wir stellen uns dem Effizienzdruck, um wiederkehrende Vorgänge schnell zu erledigen.
Vorteile = mit BPaaS wird eine Infrastruktur erschlossen, um aktuelle und zukünftige Anforderungen zu bewältigen.
brand's mill ist Euer Partner für BPaaS
brand's mill ist Euer Partner für BPaaS
Unser Team digitalisiert Abläufe für effiziente Zusammenarbeit
Unser Team digitalisiert Abläufe für effiziente Zusammenarbeit
Mit Blick auf eine lange Geschichte in der Bereitstellung von IT-Systemen ist uns stehts wichtig gewesen Versprechen zu halten und neue Anforderungen unserer Kunden zu erfüllen.
Wir verlassen uns nicht auf externe Entwicklungen sondern haben mit brand's mill eine eigene BPaaS Plattform geschaffen. Inkl. BPM Marktplatz für den Zugriff auf anpassbare "Best-Practice" erfolgreich praxiserprobte Geschäftsprozesse für Vertrieb, Marketing, der Auftragsbearbeitung, der Produktion und dem Service.
In enger Zusammenarbeit mit unseren Anwendern kümmern wir uns um die Gestaltung von Abläufen und die Verbesserung unserer Plattform. Die Kosten für Softwareentwicklung übernehmen wir und stellen es allen unseren Kunden zur Verfügung. Die Anpassung von Prozessen kann unserer Kunde mit unseren Trainern selbst vornehmen oder komplett einrichten lassen.
BPM Marktplatz - Best Practice Workflow
BPM Marktplatz - Best Practice Workflow
Wenn Ihr Eure Geschäftsabläufe einrichtet, könntet Ihr theoretisch von vorne anfangen. Die Workflow Gestaltung ist zunächst einfach. Bis Ihr von der eingehenden Anfrage bis zur Abrechnung alles im Griff habt vergeht wiederum viel zu viel Zeit. Daher haben wir für einige Abläufe die Gestaltung vorbereitet.
In Kombination mit Online-Schulungen über Google Meet und dem Start der Nutzung von Workflow Vorlagen aus dem Marktplatz kommt Ihr ohne Anpassungen bereits sehr weit. Die im BPM Marktplatz hinterlegten Vorlagen sind einsatzerprobt.
Neben der Steuerung mehrerer Mandanten könnt Ihr die Vorgänge auch multilingual einrichten. Anpassungen können vor Gestaltungsaktualisierung geschützt werden. Die Ablaufgestaltung kann exportiert und in Euer Testsystem importiert werden. So könnt Ihr Optimierungen im laufenden Betrieb anpassen und nach Bedarf aktivieren.
WEB API Integrationen & Google Workspace
WEB API Integrationen & Google Workspace
Im Workflow nutzen wir eine WEB Api um Aktivitäten zu empfangen und zu lesen. So können wir Ereignisse aus fremden Systemen empfangen und verarbeiten (z.B. Event-Anmeldungen). Einer unserer beliebtesten und intensivsten Einbindungen betrifft Google Workspace. Hier eröffnet sich ein breites Spektrum an Nutzeneffekten. Die Versendung und das Empfangen von E-Mails per G-Mail oder die automatische Aktenstruktur in Google Drive sind nur zwei von vielen Möglichkeiten.
Vorteile = "State of the Art" - schnelle Lösungen in allen Fragen ob technologisch oder prozessrelevant.
JSON & JavaScript
JSON & JavaScript
Für den Datenaustausch nutzen wir bevorzugt JSON. Dies kann die brand's mill Workflow Engine verarbeiten und auch komplexe Aufgaben erledigen. Dazu gehört das Anlegen von Dubletten-geprüften Kontakte und der Start von Service Tickets oder frei definierbare Vorgänge.
Die Workflow Engine arbeitet mit JavaScript und erlaubt komplexe Operationen die über die Belegung bestimmter Variablen gesteuert werden. Hier haben wir Zugriff auf Aktenstrukturen, um übergeordnete Objekte im Kontext zu steuern.
JSON im Workflow
JSON im Workflow
Bei Online-Prozessen ist es üblich, Daten an einen Server zu senden und von diesem abzurufen. Diese Daten werden häufig im JSON-Format ausgetauscht. JSON ist die Abkürzung für JavaScript Object Notation. Es ist eine Möglichkeit, Informationen in einem strukturierten und leicht lesbaren Format zu speichern. Es wird oft als „XML ohne Knoten“ bezeichnet und dient dem Austausch von Daten.
JavaScript im Workflow
JavaScript im Workflow
JavaScript hat zwar Java als Teil seines Namens, aber die beiden Sprachen unterscheiden sich sehr in Geist und Design sowie in ihrer Implementierung. Dennoch besteht eine Möglichkeit zur Implementierung eines JavaScript-Interpreters darin, JavaScript in Java-Bytecodes zu kompilieren, wofür Rhino und Nashorn entwickelt wurden. Diese Technologie nutzen wir, um Workflow Regeln in JavaScript zu formulieren und auf den jeweiligen Zustand eines Geschäftsvorfalles anzuwenden. Die Workflow Engine arbeitet mit Java und bereitet alles vor, damit die jeweilige Berechnung mit Daten gefüttert, ausgeführt, protokolliert und abschließen gespeichert wird.
Der Workflow selbst ist nur ein Container. Ihr könnt einen Workflow verwenden, um eine Reihe von Regeln zu sammeln, die Ihr im Ablauf anwenden möchten.
Ihr erstellt Workflows, um eine bestimmte Geschäftslogik durchzusetzen, daher ist es eine gute Idee, sich hinzusetzen und Ihren Anwendungsfall zu skizzieren, bevor Sie beginnen.
Wir nutzen hierfür ein brand's mill Formular, welches die Eingaben im Ablauf erfassen lässt. Eine prima Grundlage ist dafür z.B. der Blick auf eine Excel Tabelle die ggf. Eueren Ablauf aktuell verwaltet. Das Formulardesign wird dem Anwender als HTML Formular gezeigt und in einem Objekt mit Felder in der Workflow Engine zugänglich. Die Eingaben werden durch den Anwender und durch die Workflow Engine hinterlegt und stets gut organisiert gespeichert. Die Workflow Engine nutzt JavaScript Befehle für die Bearbeitung.
Alle JavaScript Ausführungen der Workflow Engine werden im Kontext des Formulars durchgeführt. Aus dem Kontext ergeben sich Felder, die wir im JavaScript nutzen können, um Entscheidungen zu treffen und Aktionen auszulösen. Die Programmierung wird im Workflow Designer von brand's mill bestmöglich und vereinfachend unterstützt. Das Resultat der Eingaben ergibt eine JavaScript Logik die Werte verändert und im Kontext speichert. Hierbei könntet Ihr je nach Erfahrung eigene komplexe JavaScript Funktionen hinterlegen.
Die Abarbeitung der Workflows erfolgt aus der Workflow Queue und wird regelmäßig gestartet. Vorgänge die Eingaben vom Mitarbeiter erfordern werden zentral in seiner ToDo Liste zur Bearbeitung vorgelegt. Hierbei hilft die Zustellung an ein Team zur gemeinsamen Abarbeitung. Für die Fehlersuche kann die Abarbeitung im Debugmodus erfolgen und der Workflow Designer erhält ein Protokoll mit Hinweisen für einen tiefen Einblick in die Ablauf-Ereignisse.
Vorteile = globale Standards für die Umsetzung beliebiger Anforderungen.
Geschäftliches zählt, technologisches ergibt sich
Geschäftliches zählt, technologisches ergibt sich
Am Ende des Tages ist BPaaS für Dich und Dein Team der Zugang zu Informationen und Arbeitsinhalten. Möglichst viel Arbeit entfällt. Doppeleingaben und Abstimmungsprobleme werden vermieden, dafür werden Termine eingehalten und Nutzeneffekte schaffen Zeit für das Wesentliche.
"Wenn Ihr die Kosten im Griff habt, stellt sich der Erfolg von selbst ein."
Vorteile = Euer Erfolg im Wandel steht im Mittelpunkt.
New Work
New Work
Jenem Prozessberater, der hier interessiert gelesen hat bitten wir um Hilfe, gerne empfehlen wir den Einstieg als Coach. Lasst uns gemeinsam den Teams da draußen helfen eine erstklassige Arbeitsumgebung zu nutzen.
Alleinstellungsmerkmal = Transfer von Know How und Implementierung einer Lösung aus einer Hand - ohne 'ramp-up' Investitions Risiken
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